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💳 Creación y modificación de Debi Pago en Salesforce

🧭 Introducción​

Este instructivo describe el proceso de creación y gestión de pagos automáticos desde oportunidades en Salesforce, utilizando la integración con Debi. Está orientado a organizaciones que reciben donaciones recurrentes o únicas y desean automatizar la gestión de cobros.

1. 🏁 Creación de oportunidad​

El proceso comienza con una Oportunidad en Salesforce, ya sea:

  • Por una donación recurrente (estas oportunidades se crean automáticamente de manera mensual).
  • O por una donación de única vez (cuando la donación es puntual).

El flujo se activa cuando:

  • La oportunidad está en estado “Comprometida”.
  • El procesador de pagos asignado es TuCuota.
  • Y obligatoriamente debe tener un TC Método de Pago asociado.

⚠️ Si la oportunidad no cuenta con un método de pago cargado, no se generará el Debi Pago.

2. ⚙️ Generación del Debi Pago​

Una vez que la oportunidad cumple con las condiciones anteriores:

  • Se genera automáticamente un registro en Debi Pago con el estado “Pendiente de Envío”.
  • Se actualiza el campo TC Pagos creado en la oportunidad para evitar duplicaciones.
  • Puedes consultar el Debi Pago en la sección relacionada de la oportunidad.

3. 🔄 Transición automática de estado​

El sistema de integración entre Salesforce y Debi revisa nuevas oportunidades en tiempo real.

  • El estado del Debi Pago pasa de “Pendiente de Envío” a “Enviado sin procesar” en pocos minutos.

🔧 IMPORTANTE:
En este estado sí se permiten modificaciones en:

  • El monto
  • El método de pago (registro en TC Métodos de Pago)
  • También se puede enviar el pago para cancelación

4. 🔐 Procesamiento del pago​

Cuando llega la fecha de cobro establecida y se envían las presentaciones de los pagos a las entidades financieras:

  • El pago entra al estado “Enviado en proceso”.

🚫 IMPORTANTE:
En esta etapa no pueden realizarse cambios en el monto, método de pago, ni cancelaciones.

5. 🧾 Resultado del procesamiento​

Una vez que Debi procesa el cobro, el resultado se refleja en Salesforce:

Resultado en DebiResultado en SalesforceEstado de la Oportunidad
✅ AprobadoDebi Pago: AprobadoCerrada – Ganada
❌ RechazadoDebi Pago: RechazadoCerrada – Perdida

ℹ️ ¿Cómo funciona el estado "Devuelto"?​

No modificamos el estado de la Oportunidad que ya está en etapa ganada en los casos devueltos.

Ejemplos:

  1. 🔁 Duplicado de Pago:

    • Si se confirma que uno fue exitoso y el otro fue devuelto, la oportunidad permanece ganada.

  2. 🚫 Cobro Incorrecto:

    • Si se trató de un cobro indebido, la oportunidad debería marcarse como perdida.

🔁 ¿Qué pasa cuando un Debi Pago vuelve con estado Rechazado?​

  • En este caso, Debi sí procesó el pago, pero no pudo ser cobrado.
  • Si el Debi Pago corresponde al mes actual y se desea reenviar con datos corregidos, se debe hacer clic en el botón "Reenviar pago" dentro de la oportunidad.
  • Esta acción crea un nuevo Debi Pago.

⚠️ Restricciones:

  • Solo se puede reenviar una oportunidad del mes en curso.
  • No se pueden reenviar oportunidades en estado Cerrada – Ganada.

✏️ ¿Cómo modificar una donación recurrente u oportunidad para que impacte correctamente en el Debi Pago?​

Puedes modificar una donación en estado “Pendiente de Envío” o “Enviado sin procesar”.

Si deseas cambiar el monto o el método de pago:

  • Realiza la modificación en la Donación Recurrente.
  • El sistema actualizará automáticamente la oportunidad y el Debi Pago.

En el caso de Oportunidades de única vez:

  • Realiza el cambio directamente en la Oportunidad.

📅 Uso del campo "Fecha efectiva o Effective Date"​

El campo Fecha efectiva determina desde cuándo será efectivo un cambio en una donación recurrente (funcionalidad de Enhanced Recurring Donations - RRDD):

  • Si debe impactar en la oportunidad del mes actual, la Fecha efectiva debe coincidir con su fecha (por ejemplo, 1/1/2025).
  • Si colocas una fecha futura (ej: 4/1/2025), el cambio solo afectará oportunidades generadas desde esa fecha.

📈 ¿Qué tener en cuenta al actualizar Donaciones Recurrentes u Oportunidades (Upgrades)?​

Debido al comportamiento del sistema con tarjetas Visa Débito y CBU:

  • Las presentaciones de pagos se envían antes del día 1 del mes:
    • Visa Débito: se presenta 1 día hábil antes
    • CBU: se presenta 2 días hábiles antes

🛑 Por eso es fundamental realizar cualquier modificación (upgrade) antes del envío de presentaciones.

❌ ¿Cómo cancelar una oportunidad?​

Si una oportunidad se elimina o cambia a “Cerrada Perdida” antes de que pase al estado "Enviado en proceso":

  • El sistema cambia el estado del Debi Pago a “Enviado a cancelar”
  • Debi lo cancela y el estado final será “Cancelado”

⚠️ Solo se pueden cancelar pagos en estado “Pendiente de Envío” o “Enviado sin procesar”.

⚠️ Consideración adicional: Cambio de plataforma de pago​

Si cambias el procesador de pagos de TuCuota a otro en una Donación Recurrente u Oportunidad:

  • El Debi Pago no será cancelado automáticamente
  • Es necesario cancelarlo manualmente

⏳ ¿Por qué los reintentos de pago se detienen el día 25 de cada mes?​

  1. 🔄 Cantidad de intentos:
    Generalmente, para cada transacción fallida se realizan hasta 7 intentos de cobro. Esta cantidad asegura que se hayan agotado las posibilidades razonables de recuperar el pago antes de detener los reintentos.

  2. 📆 Evitar cobros consecutivos:
    Reintentar después del día 25 podría generar situaciones donde dos cuotas (o pagos recurrentes) quedaran demasiado próximas, especialmente en el caso de tarjetas Visa Débito. Estas se procesan un día hábil antes del final del mes, lo que podría causar confusión o inconvenientes para el donante.

  3. 🕒 Respuestas tardías de entidades:
    Algunas respuestas de las entidades bancarias o procesadoras de pagos pueden llegar después del fin de mes, lo que puede causar que los cobros se registren en el mes siguiente. Esto puede afectar la contabilidad y la planificación de los donantes y de la ONG.

✅ Recomendaciones clave​

  • Verifica que cada oportunidad tenga un único Debi Pago generado.
  • No edites ni canceles pagos una vez que estén en proceso.
  • Siempre valida el Effective Date cuando hagas modificaciones mensuales.
  • Ante cualquier cambio, revisa si la oportunidad está dentro del rango editable.

📌 Conclusión​

La integración entre Salesforce y Debi permite automatizar el proceso de cobros de donaciones de forma eficiente y trazable. Aprovechando los campos de control, fechas y estados del sistema, puedes minimizar errores y garantizar una experiencia fluida para los donantes.