Manual de Automatización y Optimización de Flujos en Salesforce

1. Actualización en Oportunidad para Debi Pago y Estados

Cuando se crea un Debi Pago para una oportunidad, se agrega un tilde de "pago creado" en la oportunidad correspondiente.

Cuando el estado del pago cambia, se actualizan en tiempo real los siguientes campos en la oportunidad:

• Etapa final de la Oportunidad (personalizable)
• Fecha de Cobro
• Fecha Efectiva de Cobro
• Fecha Estimada de Acreditación
• ID del Pago en Debi
• ID del Cliente
• Mensaje de Error
• Estado Final del Pago
• Además, se agrega un campo con todos los mensajes del pago concatenados.

Beneficios:

• Visibilidad Instantánea: Permite ver el estado y detalles del pago directamente en la oportunidad sin necesidad de consultar el objeto Debi Pago.
• Facilita el Análisis: Centraliza la información relevante para un análisis más eficiente y oportuno.
• Reducción de Errores: Minimiza la posibilidad de errores al mantener toda la información actualizada en un solo lugar.

2. Creación y Modificación de Debi Pagos

• Condiciones para Crear un Debi Pago:
  • La oportunidad debe estar en un estado abierto.
  • Debe existir un Debi Método de Pago creado.
  • La fecha del mes debe ser menor o igual a 25.

Se crean los Debi Pagos con los datos de la oportunidad: monto, cliente, fecha, método de pago, etc.

• Actualización:
  • Cualquier actualización en la oportunidad (monto, fecha, cancelar el pago, etc.), se traslada al Debi Pago siempre que este esté en un estado pendiente de envío.
  • Una vez presentado en la entidad bancaria, no se pueden aplicar cambios.

Novedad:

• Para oportunidades únicas que no están relacionadas con donaciones recurrentes:
  • El Debi Pago se podrá crear después del 25, respetando la fecha de la oportunidad para el cobro.

Beneficios:

• Flexibilidad Mejorada: Adapta el proceso a diferentes tipos de oportunidades, incluyendo aquellas no recurrentes.

3. Crear Contacto y/o Donación - Flujo Automatizado del Formulario Web

Inicio del Flujo

• Se activa automáticamente 15 minutos después de la creación del formulario.

Obtención de Datos del Formulario

• El flujo toma los valores del formulario y procede con su ejecución.

Búsqueda de Contacto en Salesforce

• Utilizando el correo electrónico o DNI, el flujo busca el contacto en Salesforce.

Manejo de Múltiples Contactos

• Si se encuentra más de un contacto con el mismo correo electrónico o DNI, se muestra un mensaje de error en el formulario indicando:
  "Más de un contacto con el mismo DNI o email".
  La etapa del formulario se establece como Pending.
• Si solo se encuentra un contacto, se actualizan los datos del contacto con la información del formulario.

Creación de Nuevo Contacto o Candidato

• Si no se encuentra ningún contacto, se verifica si el formulario tiene todos los datos completos:
  • Si faltan datos, se crea un candidato y se lo asigna al formulario para su posterior gestión.
  • Si todos los datos están completos, se crea un nuevo contacto en Salesforce con la información del formulario.
  • No se crean ambos registros: o se genera un candidato o se genera un contacto.

Validación del Formulario

• Se verifica si se completaron los datos necesarios para la donación (número de tarjeta, frecuencia, monto).
• Si falta algún dato, se muestra un mensaje de error indicando:
  "Formulario incompleto para procesamiento de donación".
  La etapa del formulario queda como Pending.

Creación del Método de Pago

• Si se completaron todos los datos, se crea un nuevo método de pago (TC Método de Pago) y se relaciona con el contacto creado.

Verificación de Frecuencia para Creación de Oportunidad o Donación Recurrente

• Frecuencia "Única vez":

  • Se crea una oportunidad validando la fecha:
    • Si la fecha es menor a 25, la oportunidad se crea para el mismo mes.
    • Si la fecha es mayor a 25, se crea para el siguiente mes.
  • Luego, se marca el formulario como Completado.

• Frecuencia "Mensual":

  • Si hay donaciones activas relacionadas con el contacto, se muestra el mensaje:
    "Se encontró una DR activa del contacto".
    La etapa del formulario se establece como Pending para manejo manual.
  • Si no hay donaciones activas, se crea una nueva donación con los campos completados y se actualiza el estado del formulario a Procesado.

Novedad

• Se puede configurar un email template personalizado para enviar a los donantes al finalizar el formulario.

Beneficios

• Automatización del Proceso de Registro: Simplifica y automatiza el registro y actualización de contactos, candidatos y donaciones.
• Reducción de Errores: Minimiza errores manuales en la entrada de datos y validaciones.
• Gestión Eficiente de Donaciones: Facilita la gestión de donaciones únicas y recurrentes, asegurando un flujo de trabajo fluido y eficiente.
• Manejo de Candidatos: Permite capturar información parcial de posibles donantes, asegurando su seguimiento sin interferir con la base de contactos definitiva.

4. Proceso de Limpieza y Actualización de Debi Pagos

Permite migrar los datos de pago desde DEBI Pago al objeto Oportunidad. Esta funcionalidad, diseñada para mejorar la gestión de registros y el rendimiento del sistema, cuenta con una serie de ventajas significativas. A continuación, se explica cómo funciona, la frecuencia de ejecución y los beneficios específicos que ofrece:

1. Migración Programada de Datos de Pago

   • El proceso de migración está programado para ejecutarse una vez por semana (los domingos a las 2:00 AM).
   • Cada ejecución incluye un filtro temporal que considera únicamente los registros de pago de los últimos dos meses hacia atrás. Este filtro garantiza que el volumen de datos procesado sea manejable, y que solo los pagos recientes sean migrados y gestionados en Oportunidad.

2. Liberación de Espacio en la Base de Datos

   • Una vez migrados los datos al objeto Oportunidad, se eliminan los registros DEBI Pagos. Esta limpieza, también programada, permite reducir el uso de espacio en la base de datos de Salesforce, mejorando el rendimiento general y optimizando los costos de almacenamiento a largo plazo.

Beneficios:

• Optimización del Almacenamiento: Al eliminar los DEBI Pagos después de la transferencia, Salesforce queda más libre para otros registros críticos, disminuyendo el riesgo de alcanzar los límites de almacenamiento.
• Consolidación de Información en Oportunidad: Esta centralización facilita a los equipos acceder a datos financieros en un único lugar, con todas las transacciones organizadas, haciendo que la trazabilidad y el análisis sean más fluidos y eficaces.

Esta funcionalidad, al ejecutarse de manera automática, representa una solución eficiente para quienes buscan maximizar el espacio y la rapidez de Salesforce, aprovechando la capacidad de almacenamiento del objeto Oportunidad para una gestión de pagos más optimizada.

5. Actualización de Montos y Métodos de Pago (En etapa de testing)

Esta actualización ofrece una solución eficiente para gestionar los cambios en montos y métodos de pago de forma dinámica y asíncrona, incluso mientras los pagos están en proceso a lo largo del mes. Además, la actualización solo se realiza si el estado del DebiPago está en Pendiente de Envío, asegurando que los datos estén actualizados antes de completar la transacción.

¿Qué Hace Esta Funcionalidad?

• Actualización de Montos y Métodos de Pago en Proceso: Permite que los montos y métodos de pago se actualicen en tiempo real durante el mes, asegurando que cualquier cambio realizado por el donante o la organización quede registrado correctamente. Esta actualización en curso es particularmente útil cuando un donante modifica su tarjeta o ajusta el monto de su donación antes de que se procese el pago.

• Condición de Estado Pendiente de Envío: La actualización se lleva a cabo únicamente si el estado del DebiPago está en Pendiente de Envío, lo que garantiza que los datos sean precisos y relevantes al momento de procesar la transacción.

Ventajas Económicas y Beneficios Clave

• Adaptación a Cambios en Tiempo Real: La funcionalidad permite responder de inmediato a los cambios en los métodos y montos de pago, lo cual es crítico para la efectividad de la recaudación y para mantener la confianza de los donantes.

• Impacto Estratégico: Esta mejora permite a las organizaciones maximizar sus ingresos de forma consistente, sin tener que aguardar al mes siguiente para realizar el cobro en una nueva tarjeta o actualización de monto.

En resumen, esta actualización en Debi representa una mejora sustancial en la operativa financiera de las organizaciones, permitiéndoles aprovechar al máximo cada donación y asegurar que sus procesos de pago se mantengan alineados con las necesidades cambiantes de sus donantes.

6. Email de Aviso de Rechazo de Cobro de Donación

Descripción
Este flujo automatiza el envío de un email cuando un Debi Pago es rechazado en su último intento de cobro. El objetivo es notificar al donante sobre el motivo del rechazo y brindarle la posibilidad de actualizar su método de pago.

Funcionamiento

1. Disparador del Flujo

   • Se activa automáticamente cuando un registro del objeto Debi Pago (TCPagos__Pago__c) es actualizado.
   • Condición para ejecutar el flujo:
     • TCPagos__status__c = rejected (El estado cambia a "rechazado").

2. Acción del Flujo

   • Busca una Plantilla de Email (EmailTemplate) con el nombre exacto:

     Debi_Rechazado
   • La plantilla debe estar creada y administrada por la organización o su administrador de Salesforce.

3. Envío del Email

   • Se envía un correo al donante utilizando la plantilla Debi_Rechazado.
   • La plantilla debe hacer referencia al objeto Debi Pago (TCPagos__Pago__c) y sus campos.
   • Se incluirá el motivo del rechazo y un enlace para actualizar los datos del método de pago.

Configuración en Salesforce
Datos del Flujo

• Nombre del Flujo: Debi - Email Template para rechazados
• Tipo: Flujo iniciado automáticamente
• Objeto de Disparo: TCPagos__Pago__c (Debi Pago)
• Condición de Ejecución: TCPagos__status__c = rejected
• Acción: Buscar EmailTemplate con nombre Debi_Rechazado y enviarlo al donante.

Requisitos de la Plantilla de Email

• Nombre Exacto: Debi_Rechazado
• Tipo: Plantilla de correo electrónico
• Debe Incluir:
  • Nombre del donante
  • Motivo del rechazo
  • Instrucciones para actualizar el método de pago

Notas Importantes

• El flujo solo automatiza el envío, pero la organización debe crear y administrar la plantilla de email.
• Es obligatorio que la plantilla haga referencia a TCPagos__Pago__c y sus campos, ya que la información del pago rechazado se obtiene de este objeto.

Beneficios:

Este flujo permite mejorar la comunicación con los donantes y facilitar la actualización de sus métodos de pago, asegurando la continuidad de sus aportes.