Devoluciones y contracargos, desafíos de la cobranza recurrente

Las organizaciones que ofrecen servicios recurrentes enfrentan desafíos únicos en su gestión financiera, especialmente cuando su cobranza depende de...

Las organizaciones que ofrecen servicios recurrentes enfrentan desafíos únicos en su gestión financiera, especialmente cuando su cobranza depende de débitos automáticos o cargos recurrentes. Dos puntos que impactan significativamente son las devoluciones y los contracargos.

Devoluciones

Se refiere a la acción de restituir o reembolsar una cantidad de dinero al cliente debido a un error o inconveniente. Algunos de los motivos por los que se pueden dar son:

• Errores en el procesamiento: Las devoluciones pueden ocurrir debido a errores internos en el procesamiento de las transacciones. Problemas técnicos, fallos en la sincronización de sistemas o equivocación en los datos de la facturación pueden resultar en cobros duplicados o incorrectos, generando la necesidad de devolver el importe a los clientes.

• Dificultades en la gestión de cuentas: Las organizaciones que ofrecen servicios recurrentes, gestionan múltiples cuentas y cualquier fallo en la actualización de la información, cambios en tarifas o procesos administrativos puede conducir a devoluciones. Estas situaciones no solo generan inconvenientes para los clientes, sino que también impactan negativamente en la gestión interna de la empresa.

Contracargos

En este caso, hablamos de la acción de revertir un cargo previamente cobrado a una tarjeta de crédito, débito o cuenta bancaria. Este se produce cuando el titular disputa una transacción ante el emisor del medio de pago, alegando motivos como desconocimiento de la compra, fraude, insatisfacción con el producto o servicio, entre otros. También existen situaciones como:

• Falta de transparencia en la facturación: Cuando la razón social no condice con el nombre de fantasía de la factura, los clientes no pueden reconocer ni identificar los cargos en sus cuentas, generando contracargos. Las empresas deben esforzarse por proporcionar facturas claras y transparentes para evitar malos entendidos.

• Problemas en la gestión de cancelaciones: Algunos contracargos resultan de una gestión ineficiente de cancelaciones. Clientes que intentan anular su suscripción durante meses pero siguen siendo cobrados pueden recurrir a contracargos como una medida de último recurso.